Sistema > Improviso: Por Que Talento Sem Processo Não Escala
Série: Este artigo faz parte do Framework dos 6Ps das Vendas Escaláveis • P5: Processos
Índice
- Por Que Eu Odeio Essa Verdade
- O Problema do Improviso
- Os 7 Sintomas de Vendas Por Improviso
- O Que é Sistema de Vendas (De Verdade)
- Sistema vs Improviso: A Tabela Brutal
- Os 5 Pilares de Um Sistema de Vendas
- Como Documentar Seus Processos
- O Custo Real do Improviso
- Case Real: De Improviso Para R$ 280k/Mês
- Seu Próximo Passo
Por Que Eu Odeio Essa Verdade (Mas Preciso Te Contar)
Eu odeio admitir isso.
Durante anos, eu fui o cara do improviso. O vendedor raiz. O negociador que fechava venda na raça, no carisma, no peito.
Quando alguém falava “você precisa sistematizar”, eu pensava: “Ah, vai, essa frescura de processo mata a magia das vendas.”
Eu estava errado. Brutalmente errado.
E levei uma quebrada de R$ 300 mil para entender isso.
Deixa eu te contar o que aconteceu.
Em 2011, eu tinha uma empresa de consultoria que faturava R$ 60-80k por mês. EU vendia tudo. EU atendia todo mundo. EU resolvia todos os problemas.
Decidi contratar 2 vendedores. Peguei caras bons, com experiência, com lábia.
Resultado? Eles não fecharam NADA por 4 meses.
Sabe por quê? Porque tudo que funcionava estava na MINHA cabeça. Não tinha script, não tinha processo, não tinha playbook.
Cada venda que EU fazia era única. Cada negociação era diferente. Eu improvisava baseado em feeling, experiência, leitura de cliente.
Como você treina alguém nisso? Não treina.
Perdi R$ 300 mil em salários, comissões prometidas, tempo desperdiçado. Os dois vendedores saíram. Eu fiquei sozinho de novo.
Foi aí que eu entendi: Improviso não escala. Sistema escala.
A verdade dura que demorei 17 anos pra aceitar completamente: talento vence talento quando talento não trabalha duro. Mas sistema vence talento. Sempre.
O Problema do Improviso
Improviso funciona. Eu sei que funciona. Eu fechei milhares de vendas improvisando.
Mas improviso tem 3 problemas fatais:
Problema 1: Não É Replicável
Você fecha venda no feeling, na intuição, na leitura de momento. Ótimo. Mas como você ensina isso pro próximo vendedor?
Resposta: Não ensina.
Resultado: Empresa depende 100% de você. Você não tira férias. Você não cresce. Você vira escravo do próprio negócio.
Problema 2: Não É Previsível
Mês bom: R$ 120k. Mês ruim: R$ 40k. Você não sabe explicar por quê.
Foi o mercado? Foi sorte? Foi momento? Ninguém sabe.
Quando você improvisa, você não controla o resultado.
Problema 3: Não É Otimizável
Como você melhora algo que não está documentado?
Se cada venda é diferente, você não consegue identificar padrões. Não consegue replicar o que funciona. Não consegue eliminar o que não funciona.
Improviso = loteria. Sistema = ciência.
Os 7 Sintomas de Vendas Por Improviso
Se você se identificar com 4 ou mais desses sintomas, você vende por improviso:
Sintoma 1: “Só EU Sei Vender”
Quando você tira férias, vendas param. Quando você adoece, vendas param.
A empresa não tem vendedor. Tem VOCÊ.
Custo: Você está preso. Não pode crescer. Não pode descansar.
Sintoma 2: Cada Proposta É Feita do Zero
Você não tem template. Cada proposta é uma aventura criativa de 2 horas.
Cliente pede proposta. Você abre PowerPoint. Começa do zero. Inventa o formato. Ajusta preço na hora. Envia.
Custo: Tempo desperdiçado. Propostas inconsistentes. Sem padrão de qualidade.
Sintoma 3: Follow-Up É “Quando Você Lembra”
Você não tem cadência de follow-up. É na base do: “Ah, faz 1 semana, deixa eu mandar mensagem pro João.”
Resultado? 80% dos leads morrem sem follow-up.
Custo: Você deixa R$ 100-200 mil na mesa todo ano por falta de follow-up estruturado.
Sintoma 4: Você Não Sabe Quanto Vai Faturar Mês Que Vem
Na virada do mês você pensa: “Será que vai entrar R$ 80k ou R$ 30k?”
Não tem pipeline claro. Não tem visibilidade de funil. Não tem previsão.
Custo: Ansiedade constante. Impossível planejar contratações, investimentos, crescimento.
Sintoma 5: Time Não Sabe o Que Fazer Sem Você
Assistente pergunta: “Cliente X está devolvendo, o que faço?” Vendedor pergunta: “Lead Y pediu desconto, pode?” Operação pergunta: “Cliente Z quer trocar plano, como procedo?”
Tudo para na sua mesa. Porque não tem processo. Não tem manual. Não tem decisor alternativo.
Custo: Você vira gargalo. Empresa trava quando você some.
Sintoma 6: Onboarding Leva 3-6 Meses
Pessoa nova entra. Leva meses pra produzir.
Por quê? Porque não tem material de treinamento, não tem script, não tem shadowing estruturado, não tem métricas claras de ramp-up.
Custo: Você paga salário por 6 meses antes da pessoa gerar resultado.
Sintoma 7: Cada Venda É Uma Luta Diferente
Não tem padrão. Cada negociação é uma novela. Você não sabe se vai fechar até assinar contrato.
Uma venda você fecha em 2 dias. Outra leva 3 meses. Você não sabe prever.
Custo: Energia mental. Burnout. Vendas oscilam muito.
Se você marcou 4+, você vive de improviso. E improviso tem limite de crescimento.
O Que É Sistema de Vendas (De Verdade)
Sistema não é rigidez. Sistema não é robotização.
Sistema é:
“Conjunto de processos documentados, ferramentas integradas e pessoas treinadas que geram resultados previsíveis SEM depender do talento individual.”
Deixa eu quebrar isso:
1. Processos Documentados
Tudo que você faz está escrito, passo a passo:
- Como prospectar
- Como qualificar
- Como fazer proposta
- Como negociar objeções
- Como fechar
- Como fazer onboarding
Objetivo: Qualquer pessoa consegue executar lendo o processo.
2. Ferramentas Integradas
Você tem CRM, automações, templates, scripts funcionando juntos:
- Lead entra no CRM → recebe email automático
- Follow-up acontece automaticamente
- Pipeline é visual e atualizado em tempo real
- Relatórios são automáticos
Objetivo: Tecnologia faz o trabalho repetitivo. Vendedor foca em vender.
3. Pessoas Treinadas
Time sabe exatamente o que fazer, quando fazer, como fazer:
- Checklist de tarefas diárias
- Métricas claras de sucesso
- Treinamento contínuo
- Autonomia para executar
Objetivo: Vendas acontecem SEM você estar presente.
Sistema não mata criatividade. Sistema LIBERA criatividade.
Quando você tem base sólida (processo), você pode improvisar em cima. Mas sem base, você improvisa no caos.
Sistema vs Improviso: A Tabela Brutal
| Aspecto | Improviso | Sistema |
|---|---|---|
| Previsibilidade | Zero. Loteria mês a mês | Alta. Sabe quanto vai fechar com 80%+ precisão |
| Dependência | 100% do fundador | Time autônomo |
| Escalabilidade | Trava em R$ 50-100k/mês | Escala para R$ 500k+ |
| Onboarding | 6-12 meses | 2-4 semanas |
| Conversão | 5-10% (depende do feeling do dia) | 15-25% (otimizada com dados) |
| Follow-up | Acontece quando lembra | Automatizado e consistente |
| Proposta | 2h por proposta, do zero | 20min, template pronto |
| Férias | Impossível (vendas param) | Possível (vendas continuam) |
| Burnout | Alto (trabalha 12h/dia) | Baixo (delega e automatiza) |
| Crescimento | Linear (mais horas = mais vendas) | Exponencial (sistema escala) |
A verdade: Improviso tem teto baixo. Sistema tem teto alto.
Os 5 Pilares de Um Sistema de Vendas
Para construir sistema de vendas, você precisa estruturar 5 pilares:
Pilar 1: Processo de Prospecção
O quê: Como você encontra leads de forma consistente
Improviso: Depende de indicação, post que viraliza, sorte Sistema: Tráfego pago rodando, ou prospecção ativa com cadência
Documentar:
- Quantos leads você precisa por mês?
- De quais canais virão (Meta Ads? LinkedIn? Cold email)?
- Quem é responsável?
- Qual o budget alocado?
Exemplo de Sistema:
“Meta goal: 100 leads/mês. Canais: Meta Ads (60 leads) + LinkedIn Outbound (40 leads). Responsável: Ana (Ads) + Carlos (Outbound). Budget: R$ 3k/mês.”
Pilar 2: Processo de Qualificação
O quê: Como você filtra quem vale a pena atender
Improviso: Atende qualquer um que aparecer Sistema: Pergunta BANT (Budget, Authority, Need, Timeline) + critérios de ICP
Documentar:
- Quais perguntas fazer?
- Quais respostas classificam como “qualificado”?
- Quanto tempo máximo para qualificar?
- O que fazer com lead não-fit?
Template de Script de Qualificação:
Pergunta 1: Qual o faturamento mensal da empresa?
[Se < R$ 10k → Não-fit. Oferecer material gratuito]
Pergunta 2: Você é o decisor?
[Se não → Agendar com quem decide]
Pergunta 3: Já tentou estruturar vendas antes?
[Entender histórico e urgência]
Pergunta 4: Se eu mostrar solução que resolve, tem budget para investir?
[Qualificar disposição de investimento]Pilar 3: Processo de Proposta e Fechamento
O quê: Como você apresenta solução e fecha venda
Improviso: Cada proposta é diferente, criada na hora Sistema: Template validado + script de apresentação + tratamento de objeções documentado
Documentar:
- Template de proposta comercial
- Script de apresentação (discovery + pitch + objeções + close)
- Objeções comuns e respostas testadas
- Quando oferecer desconto (ou não)
Exemplo de Sistema:
1. Discovery (10min):
- “Conta pra mim, qual a principal dor hoje?”
- “O que você já tentou?”
- “Se eu resolver isso, qual o impacto no negócio?”
2. Pitch (10min):
- Apresenta solução focada na dor específica
- Mostra case similar
- Explica ROI esperado
3. Objeções (5min):
- Se “caro” → Mostra ROI
- Se “não tenho tempo” → Mostra quanto tempo perde hoje
- Se “preciso pensar” → Pergunta o que falta decidir
4. Close (5min):
- “Faz sentido pra você?”
- “Quando quer começar?”
- Envia contrato
Pilar 4: Processo de Follow-Up
O quê: Como você nutre leads que não fecharam ainda
Improviso: Envia mensagem quando lembra (ou nunca) Sistema: Cadência automática de 7, 15, 30, 60 dias
Documentar:
- Qual a cadência? (quantos toques e quando)
- Qual o conteúdo de cada follow-up?
- Quando desistir de um lead?
Exemplo de Cadência:
- D+1: Email agradecendo reunião + recapitulando próximos passos
- D+3: WhatsApp: “E aí, surgiu alguma dúvida?”
- D+7: Email com case de cliente similar
- D+14: Ligação: “Segue interessado? Posso ajudar com algo?”
- D+30: Email com novo conteúdo relevante
- D+60: Último contato: “Ainda faz sentido?”
Pilar 5: Processo de Onboarding e Pós-Venda
O quê: O que acontece DEPOIS que cliente fecha
Improviso: Cliente assina contrato e fica perdido Sistema: Jornada clara de boas-vindas + kickoff + check-ins agendados
Documentar:
- Email de boas-vindas (quando e o quê)
- Kickoff (quando agendar, o que cobrir)
- Primeiros 30 dias (marcos e check-ins)
- Como pedir indicação/testimonio
Exemplo:
- D+1: Email automático: “Bem-vindo! Próximos passos são…”
- D+3: Kickoff call (60min): Alinhamento de expectativas
- D+7: Check-in: “Como está indo?”
- D+15: Check-in: “Alguma dúvida?”
- D+30: Pesquisa de satisfação + pedido de indicação
Esses 5 pilares são o esqueleto do seu sistema. Sem eles, você improvisa.
Como Documentar Seus Processos (Passo a Passo)
“Ok Joel, concordo que preciso documentar. Mas como?”
Simples. Siga esses 3 passos:
Passo 1: Grave Você Fazendo
Próxima vez que você fizer uma venda, GRAVE (vídeo ou áudio).
Grave a ligação, a reunião, o pitch. Com autorização do cliente, claro.
Por quê? Porque você faz coisas no automático que não percebe. Gravar expõe seus padrões.
Passo 2: Transcreva e Documente
Assista a gravação e escreva:
- Quais perguntas você fez?
- Em que ordem?
- Como tratou objeção X?
- O que funcionou?
Transforme isso em checklist/script simples.
Ferramenta: Google Docs, Notion, Confluence. Simples e acessível.
Passo 3: Teste Com Outra Pessoa
Dá seu processo documentado para alguém do time seguir. Veja o que acontece.
- Ficou claro?
- Pessoa conseguiu executar?
- Que perguntas surgiram?
Ajuste o processo com base no feedback.
Processo documentado é processo vivo. Você vai ajustar sempre.
O Custo Real do Improviso (Cálculo Brutal)
Deixa eu te mostrar quanto improviso CUSTA em dinheiro real.
Cenário: Empresa faturando R$ 50k/mês por improviso
Custo 1: Leads Perdidos por Falta de Follow-Up
- 100 leads chegam por mês
- 80% morrem sem follow-up estruturado = 80 leads perdidos
- Se 10% desses fechassem com follow-up = 8 vendas perdidas
- Ticket médio R$ 2.000 = R$ 16.000 perdidos/mês
Anual: R$ 192.000 deixados na mesa.
Custo 2: Vendas Que Você Não Faz Por Estar Operando
- Você gasta 60% do tempo resolvendo problema operacional
- Se focasse 100% em vendas, fecharia 40% mais
- R$ 50k x 40% = R$ 20.000 perdidos/mês
Anual: R$ 240.000.
Custo 3: Não Conseguir Delegar
- Você quer contratar vendedor, mas não consegue treinar
- Se vendedor bom fecha R$ 30k/mês = R$ 30.000 perdidos/mês
Anual: R$ 360.000.
Total: R$ 792.000 por ano
Quase R$ 800 mil deixados na mesa por não ter sistema.
E isso em uma empresa pequena de R$ 50k/mês. Imagina em empresa maior.
Sistema não é custo. Sistema é investimento que se paga em 60 dias.
Case Real: De Improviso Para R$ 280k/Mês em 10 Meses
Cliente: Agência de marketing digital em Curitiba
Situação Inicial (Dezembro 2023):
- Faturamento: R$ 85k/mês
- 100% improviso: Sócio vendia tudo, proposta sempre diferente, sem CRM
- Oscilação brutal: Mês de R$ 120k, mês de R$ 50k
- 2 tentativas de contratar vendedor falharam
O Que Fizemos (Janeiro-Outubro 2024):
Mês 1-2: Documentação
- Gravamos 5 vendas do sócio
- Documentamos script de vendas
- Criamos template de proposta
- Definimos ICP cristalino
Mês 3-4: Implementação de Sistema
- Configuramos CRM (Growth CRM)
- Criamos funis automáticos
- Estruturamos cadência de follow-up
- Treinamos assistente para qualificação
Mês 5-6: Contratação e Treino
- Contratamos vendedor (com processo documentado)
- Onboarding de 3 semanas (antes levava 6 meses)
- Shadowing estruturado
- Vendedor começou a fechar em 4 semanas
Mês 7-10: Otimização e Escala
- Rodando tráfego pago (Meta Ads)
- 150 leads/mês entrando
- Conversão subiu de 8% para 18%
- Vendedor fechando R$ 60k/mês sozinho
Resultado Final (Outubro 2024):
- Faturamento: R$ 280k/mês (3.3x)
- Previsibilidade: 90% de acurácia no forecast
- Sócio trabalha 4h/dia em vendas (antes 10h)
- 2 vendedores operando com autonomia
Frase do sócio:
“Eu achava que sistematizar ia matar a magia das vendas. Na verdade, sistematizar CRIOU magia. Agora vendas acontecem mesmo quando estou dormindo.”
Seu Próximo Passo: Sair do Improviso
Você tem 3 caminhos:
Caminho 1: Fazer Sozinho (Gratuito, Mas Lento)
Pegue o que te ensinei aqui e implemente sozinho. Vai levar 6-12 meses e muita tentativa e erro.
Recursos gratuitos:
- Framework completo dos 6Ps
- Diagnóstico gratuito (3 minutos)
- Newsletter semanal com dicas práticas
Caminho 2: Vendas Sem Segredos (R$ 5.997)
Programa de 90 dias onde EU te ajudo a implementar sistema completo:
✅ CRM configurado (Growth CRM incluído) ✅ Processos documentados ✅ Scripts validados ✅ Funis automáticos rodando ✅ 12 meses de acompanhamento
Resultado esperado: Sistema rodando sozinho em 90 dias.
Caminho 3: Implementação Personalizada (Sob Consulta)
Se você quer meu time implementando junto com você, ou quer minha cabeça direto no seu negócio, tenho opções personalizadas.
Não é pra todo mundo. É pra quem quer acelerar e tem budget para investir.
Conclusão: A Verdade Que Ninguém Quer Ouvir
Improviso é sexy. Sistema é chato.
Improviso é o vendedor carismático fechando na raça. Sistema é checklist, planilha, CRM.
Mas improviso não paga as contas quando você quer escalar.
Eu sei disso porque passei 10 anos improvisando. Ganhei dinheiro. Fechei vendas. Mas não cresci.
Só quando sistematizei (contra minha vontade, depois de quebrar) que saí de R$ 80k para R$ 300k/mês de forma sustentável.
Sistema > Improviso. Sempre foi assim. Sempre vai ser.
A escolha é sua: Continuar improvisando e ficar travado em R$ 50-100k/mês. Ou sistematizar e escalar pra R$ 500k+.
Let’s grow. Tijolo por tijolo.
Joel Burigo
Especialista em Vendas Escaláveis
140 clientes estruturados em 17 anos