CRM Gratuito vs Profissional: Perdi R$ 85k Por Usar Excel e Você Pode Estar Perdendo Também
Índice
- Os R$ 85k Que Uma Planilha Excel Me Custou
- O Que É CRM e Por Que Você Precisa
- CRMs Gratuitos: Quando Funcionam (E Quando Não)
- Os 7 Sinais de Que Você Está Perdendo Vendas
- Comparação Brutal: Excel vs Notion vs HubSpot vs CRM Pro
- Quanto Você Está Perdendo Sem Perceber
- O Que Um CRM Profissional Resolve (Com Números)
- Growth CRM: Por Que Incluí no VSS
- Roadmap de Migração em 30 Dias
- Cases: Antes e Depois da Migração
Os R$ 85k Que Uma Planilha Excel Me Custou
- Eu estava faturando R$ 35k/mês. Crescendo. Feliz.
Usava uma planilha Excel para controlar leads. Funcionava bem (ou eu achava que funcionava).
Até que um dia, fazendo auditoria manual, descobri:
73 leads qualificados que eu simplesmente ESQUECI de fazer follow-up.
Não eram leads ruins. Eram leads que:
- Tinham orçamento
- Tinham interesse
- Tinham dor que eu resolvia
- Estavam esperando minha proposta
E eu simplesmente esqueci deles.
A Conta Que Me Fez Chorar
73 leads × 18% conversão (minha média) = 13 clientes perdidos
13 clientes × R$ 6.500 (ticket médio) = R$ 84.500 em vendas perdidas
R$ 85 mil. Por usar Excel.
O Que Aconteceu
O processo era assim:
- Lead chegava (por indicação, anúncio, evento)
- Eu anotava na planilha: Nome, contato, origem, data
- Fazia primeira ligação
- Se não fechasse na hora, anotava “fazer follow-up”
- E esquecia.
A planilha tinha 340 linhas. Leads misturados com clientes, com prospects frios, com “talvez um dia”.
Não tinha notificação. Não tinha alarme. Não tinha automação.
Eu era humano. Humanos esquecem. Excel não avisa.
O Ponto de Virada
Depois de descobrir os R$ 85k perdidos, tomei decisão:
“Nunca mais vou perder venda por desorganização. Nunca.”
Migrei para CRM profissional no mesmo mês.
Nos 6 meses seguintes: Faturamento subiu de R$ 35k para R$ 62k/mês. Mesma quantidade de leads. Mesmo esforço. Só mudou a ferramenta.
Por quê? Porque CRM não esquece. CRM não deixa lead cair. CRM te avisa.
Vou te mostrar quando você precisa migrar (e quanto você está perdendo sem perceber).
O Que É CRM e Por Que Você Precisa
CRM = Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com Cliente).
Mas traduzindo pro português raiz: CRM é o sistema que garante que nenhum lead cai no esquecimento.
CRM Gratuito: Prós e Contras
Ferramentas Gratuitas Comuns
- Excel/Google Sheets: Simples, mas vira caos com +50 leads
- Notion: Flexível, mas sem automações nativas
- HubSpot Free: Bom, mas limitações pesadas
- Trello/ClickUp: Visual, mas não é CRM de verdade
Ferramentas gratuitas funcionam bem até você ter:
- Mais de 50 leads ativos
- Mais de 1 pessoa vendendo
- Necessidade de automações
- Necessidade de integração com outras ferramentas
Sinais de Que Você Precisa Migrar
Se você se identifica com 3 ou mais desses sinais, está na hora:
10 Sinais de Alerta
- Você esquece de fazer follow-up com leads
- Não sabe quantas oportunidades tem abertas
- Leads ficam “perdidos” entre as ferramentas
- Não consegue prever quanto vai fechar mês que vem
- Time não sabe o que fazer sem perguntar pra você
- Cada vendedor usa uma planilha diferente
- Não tem histórico completo de cada lead
- Gasta horas montando relatório manual
- Não sabe de onde vêm seus melhores leads
- Perde vendas por desorganização
CRMs Gratuitos: Quando Funcionam (E Quando Não)
Vou ser honesto: CRM gratuito funciona. Mas tem limite.
As Ferramentas Gratuitas Mais Comuns
Excel/Google Sheets:
- ✅ Prós: Simples, grátis, todo mundo sabe usar
- ❌ Contras: Vira caos com +50 leads, sem automação, sem notificação
Melhor para: Primeiras 20-30 vendas
Notion:
- ✅ Prós: Flexível, visual, grátis
- ❌ Contras: Sem automações nativas, requer setup manual, curva de aprendizado
Melhor para: Freelancers organizados que gostam de customização
HubSpot Free:
- ✅ Prós: CRM real, automações básicas, integrações
- ❌ Contras: Limitações pesadas (1 pipeline, poucos emails, sem relatórios avançados)
Melhor para: Primeiros 100 leads
Trello/ClickUp:
- ✅ Prós: Visual (kanban), fácil de usar
- ❌ Contras: Não é CRM de verdade, sem funil de vendas real
Melhor para: Projetos, não vendas
O Teto do Gratuito
Ferramentas gratuitas funcionam bem até você ter:
- +50 leads ativos (Excel vira bagunça)
- +1 pessoa vendendo (cada um usa ferramenta diferente)
- Necessidade de automações (follow-ups automáticos)
- Necessidade de previsibilidade (forecast de vendas)
- Integrações (conectar com email, WhatsApp, site)
Quando você bate nesses limites, perde vendas.
Os 7 Sinais de Que Você Está Perdendo Vendas
Se você se identifica com 3 ou mais desses sinais, você está perdendo dinheiro AGORA:
Sinal 1: Você Esquece Follow-ups
Lead interessado pede “me manda proposta”. Você manda. Ele não responde.
Você anota “fazer follow-up em 3 dias”. E esquece.
Quanto você perde: 40-60% das vendas acontecem após o 5º follow-up. Se você para no 1º, perde metade das vendas.
Sinal 2: Não Sabe Quantas Oportunidades Tem
Alguém pergunta: “Quantos negócios você tem abertos?”
Você: “Hmmm… deixa eu ver aqui… acho que uns… 20? 30?”
Se você não sabe o número exato, está perdendo controle.
Sinal 3: Leads “Desaparecem”
Lead entra, você anota em algum lugar, e… some. Você nem lembra que ele existiu.
Quanto você perde: Eu perdi R$ 85k assim. Você pode estar perdendo mais.
Sinal 4: Não Consegue Prever Faturamento
Dia 20 do mês, alguém pergunta: “Vai fechar quanto esse mês?”
Você: “Sei lá… R$ 20k? R$ 40k? Depende…”
Sem previsibilidade, você não planeja. Sem planejamento, não cresce.
Sinal 5: Time Perdido Sem Você
Você sai 2 dias. Volta e ninguém sabe o que fazer. Vendas pararam.
Por quê? Porque tudo está na sua cabeça, não no sistema.
Sinal 6: Cada Vendedor Usa Ferramenta Diferente
Um usa Excel. Outro usa Notion. Outro usa caderninho.
Você não tem visão unificada. Não consegue medir. Não consegue gerenciar.
Sinal 7: Gasta Horas em Relatórios Manuais
Toda sexta-feira, você perde 3h juntando dados de planilhas diferentes para montar relatório.
Esses 3h poderiam estar vendendo. Ou descansando.
Se você tem 3+ desses sinais, está na hora de migrar.
Comparação Brutal: Excel vs Notion vs HubSpot vs CRM Pro
Vou colocar lado a lado para você ver a diferença:
| Recurso | Excel | Notion | HubSpot Free | CRM Pro (Growth) |
|---|---|---|---|---|
| Custo | R$ 0 | R$ 0 | R$ 0 | R$ 297/mês |
| Limite de leads | ~50 | ~200 | Ilimitado | Ilimitado |
| Funil visual | ❌ | Parcial | ✅ | ✅ |
| Automações | ❌ | ❌ | Básicas | Avançadas |
| Follow-up automático | ❌ | ❌ | Limitado | ✅ |
| Notificações | ❌ | Parcial | ✅ | ✅ |
| Integração email | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Integração WhatsApp | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Relatórios automáticos | ❌ | ❌ | Básicos | Completos |
| Múltiplos pipelines | ❌ | Manual | ❌ (só 1) | ✅ |
| Histórico completo | Manual | Manual | ✅ | ✅ |
| Previsão de vendas | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| API para integrações | ❌ | Limitada | ✅ | ✅ |
| Suporte | ❌ | Comunidade | Direto |
Qual Usar Quando
Excel: Primeiras 10-20 vendas
Notion: Freelancers organizados até 50 leads
HubSpot Free: Primeiros 100 leads, testando CRM
CRM Pro: Acima de 100 leads OU quando quer escalar
Quanto Você Está Perdendo Sem Perceber
Vou te mostrar a conta real que me assustou:
Calculadora de Perda (Use Seus Números)
Seus números:
- Leads que você gera por mês: 50
- Taxa de conversão atual: 10% (5 vendas)
- Ticket médio: R$ 3.000
- Faturamento atual: R$ 15.000/mês
Com CRM profissional (números conservadores):
- Leads que você NÃO perde mais: 10 (20% que caem no esquecimento)
- Taxa de conversão sobe para: 15% (+5 pontos por follow-up melhor)
- Leads convertidos: 60 × 15% = 9 vendas
- Faturamento com CRM: R$ 27.000/mês
Diferença: R$ 12.000/mês
Anual: R$ 144.000
Custo do CRM: R$ 3.564/ano
ROI: 40x
Onde Você Perde Sem CRM
- Follow-ups esquecidos: 20-30% dos leads
- Lead frio que esquenta: 10-15% você não percebe
- Tempo gasto em organização: 5-10h/semana
- Vendedor não bate meta: Por falta de estrutura
- Cliente insatisfeito: Por atendimento desorganizado
Total estimado: 30-50% de perda de faturamento potencial.
O Que Um CRM Profissional Resolve (Com Números)
Um CRM profissional bem configurado te dá:
1. Automações Que Vendem Por Você
Antes: Você esquece follow-up, lead esfria
Depois: Sistema manda email automático dia 3, 7, 14
Resultado: +40% de conversão em leads que esfriaram
2. Funil Visual (Você Vê Tudo)
Antes: Planilha com 200 linhas, você não sabe o que tem
Depois: Funil visual mostra exatamente onde cada lead está
Resultado: Você identifica gargalos e corrige
3. Histórico Completo (Nunca Mais “Quem é Esse?”)
Antes: Lead liga, você não lembra quem é
Depois: CRM mostra: 3 ligações, 5 emails, proposta enviada dia 10
Resultado: Atendimento profissional, cliente impressionado
4. Relatórios Automáticos (Sexta-feira Livre)
Antes: 3h toda sexta montando relatório manual
Depois: Relatório atualiza sozinho em tempo real
Resultado: +12h/mês para vender (ou descansar)
5. Integração Com Tudo
Antes: Email separado, WhatsApp separado, site separado
Depois: Tudo integrado no CRM, histórico único
Resultado: Nenhuma informação perdida
6. Previsibilidade (Você Sabe Quanto Vai Fechar)
Antes: “Vai dar R$ 20k… ou R$ 40k… sei lá”
Depois: CRM mostra: R$ 32k com 85% de certeza
Resultado: Você planeja contratações, investimentos, vida
Números Reais (Média dos Meus Clientes)
Após migrar para CRM profissional:
- Taxa de conversão: +30-50%
- Tempo gasto em organização: -70%
- Follow-ups realizados: +200%
- Satisfação do cliente: +40%
- Previsibilidade: +90%
ROI médio: 15-40x no primeiro ano
Growth CRM: Por Que Incluí no VSS
No programa VSS (Vendas Sem Segredos), você recebe acesso ao Growth CRM incluído nos 12 meses.
Por Que Criei o Growth CRM
Depois de testar HubSpot, RD Station, Pipedrive, Salesforce, percebi:
- Caros: R$ 500-2.000/mês para recursos avançados
- Complexos: 90% dos recursos você nunca usa
- Genéricos: Não são feitos para micro/pequenas empresas
Então criei o Growth CRM especificamente para empresas de R$ 10k-100k/mês:
O Que Vem Configurado
✅ Funil de vendas completo (prospecção → fechamento)
✅ Automações de follow-up (email + WhatsApp)
✅ Templates de proposta (já prontos)
✅ Scripts de qualificação (integrados)
✅ Relatórios essenciais (os 7 que importam)
✅ Integrações (email, WhatsApp, site)
Diferença vs Concorrentes
| Aspecto | HubSpot | RD Station | Growth CRM |
|---|---|---|---|
| Custo/mês | R$ 0-1.800 | R$ 350-1.500 | R$ 297 (incluso VSS) |
| Setup | Você faz | Você faz | Já vem pronto |
| Suporte | Direto comigo | ||
| Foco | Empresas grandes | Marketing | Vendas B2B |
| Curva aprendizado | 3-6 meses | 2-4 meses | 1 semana |
No VSS, Growth CRM está incluído. Você não paga extra.
Roadmap de Migração em 30 Dias
Se você decidiu migrar, siga esse plano:
Semana 1: Preparação
Dia 1-2: Exporte todos os dados atuais
- Leads da planilha
- Clientes ativos
- Histórico de vendas
Dia 3-4: Limpe os dados
- Remove duplicados
- Padroniza campos
- Separa lead/cliente
Dia 5-7: Configure CRM básico
- Crie pipelines
- Configure campos personalizados
- Integre email
Semana 2: Importação
Dia 8-10: Importe dados limpos
- Leads primeiro
- Depois clientes
- Valide importação
Dia 11-12: Configure automações
- Follow-ups automáticos
- Notificações
- Templates de email
Dia 13-14: Teste tudo
- Simule lead entrando
- Teste automações
- Ajuste o que precisar
Semana 3: Treinamento
Dia 15-17: Treine você mesmo
- Use CRM por 3 dias
- Cadastre leads novos
- Teste cada função
Dia 18-21: Treine time
- 1h de treinamento por pessoa
- Cada um cadastra 5 leads teste
- Tire dúvidas
Semana 4: Transição
Dia 22-25: Uso paralelo
- Novo lead entra: CRM
- Mantém planilha por segurança
- Valida que tudo funciona
Dia 26-28: 100% no CRM
- Desliga planilha antiga
- Todo mundo só usa CRM
- Monitora primeiros dias
Dia 29-30: Otimização
- Ajusta processos
- Refina automações
- Celebra migração
Resultado: Sistema rodando em 30 dias.
Cases: Antes e Depois da Migração
Vou mostrar 3 clientes reais que migraram:
Case 1: Consultoria Financeira (SP)
Situação antes:
- Faturamento: R$ 28k/mês
- Ferramenta: Excel + Trello
- Problema: Perdia 30% dos leads por desorganização
Migração:
- Para: Growth CRM
- Tempo: 21 dias
- Custo: R$ 0 (incluído no VSS)
Resultado 90 dias depois:
- Faturamento: R$ 44k/mês (+57%)
- Taxa conversão: 12% → 19%
- Tempo de organização: -60%
ROI: 22x no primeiro ano
Case 2: SaaS B2B (RJ)
Situação antes:
- Faturamento: R$ 15k/mês (MRR)
- Ferramenta: Notion
- Problema: Não tinha previsibilidade
Migração:
- Para: HubSpot Pro (R$ 600/mês)
- Tempo: 45 dias
- Custo: R$ 7.200/ano
Resultado 6 meses depois:
- Faturamento: R$ 38k/mês (+153%)
- Churn: 12% → 6%
- Previsibilidade: 90%
ROI: 19x no primeiro ano
Case 3: E-commerce (MG)
Situação antes:
- Faturamento: R$ 42k/mês
- Ferramenta: Google Sheets
- Problema: Time de 3 vendedores desalinhados
Migração:
- Para: Pipedrive
- Tempo: 30 dias
- Custo: R$ 3.600/ano
Resultado 120 dias depois:
- Faturamento: R$ 68k/mês (+62%)
- Alinhamento time: 100%
- Follow-ups: +180%
ROI: 28x no primeiro ano
Padrão Comum
Todos os 3 tiveram:
✅ Aumento de 50-150% em faturamento
✅ ROI de 15-30x no primeiro ano
✅ Redução de 60-80% em tempo organizando
✅ Aumento de 30-50% em taxa de conversão
Conclusão: CRM Profissional Paga a Si Mesmo
CRM gratuito é ótimo para começar. Funcionou pra mim nos primeiros R$ 20k/mês.
Mas se você quer escalar para R$ 50k, R$ 100k, R$ 200k/mês, você precisa de ferramenta profissional.
A boa notícia: CRM profissional se paga sozinho. ROI de 15-40x no primeiro ano.
Eu perdi R$ 85k por usar Excel. Você não precisa perder.
Joel Burigo
R$ 85k perdidos me ensinaram: CRM profissional não é gasto, é investimento
140 clientes • 17 anos • Sistema > Improviso
Seus 3 Caminhos Para Estruturar Vendas
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Sistema completo com Growth CRM incluído:
✅ CRM configurado e pronto
✅ Automações funcionando
✅ Processos documentados
✅ 12 meses de suporte
✅ Migração assistida
👔 Advisory Personalizado
Migração hands-on comigo: